Tot mei 2024 werkte Mustapha el Mahjoubi, contractbeheerder onderhoud bij Lomans, met Word en een formulierenapp om rapportages te maken.
“Dat werkte, maar de doorlooptijd van onderhoud tot oplevering was lang. Na uitvoering van werkzaamheden moesten monteurs gegevens invoeren, binnendienstmedewerkers de rapporten samenstellen en controleren, en pas daarna kon een opdrachtgever zien wat er gedaan was en welke gebreken waren geconstateerd. Het kostte te veel tijd en energie.”
“Met Brigit is dat veranderd,” vertelt Mustapha. “Zodra een monteur zijn werk heeft uitgevoerd, staat de rapportage direct in het dashboard. Opdrachtgevers hebben daar toegang toe en zien meteen de status: wat is uitgevoerd, welke gebreken zijn er en welke acties volgen nog.”
Lomans is een landelijk opererend installatiebedrijf met vestigingen in Capelle aan den IJssel en Amersfoort. Het bedrijf verzorgt onder andere onderhoud en beheer voor scholen, zorginstellingen, kantoren en bedrijfspanden. Binnen de afdeling Onderhoud ontstond de wens om de rapportage en communicatie richting opdrachtgevers te versnellen en overzichtelijker te maken.
In 2024 koos Lomans daarom voor Brigit Software als digitaal hulpmiddel om het onderhoudsproces te ondersteunen. De implementatie is grotendeels door Lomans zelf uitgevoerd. Brigit leverde daarbij ondersteuning in de vorm van uitleg, advies en begeleiding, maar de inrichting en praktische toepassing zijn intern door Lomans ontwikkeld. Dat past bij de hands-on cultuur van het bedrijf en heeft gezorgd voor snelle adoptie onder de medewerkers.
Kortere doorlooptijd van signaleren naar oplossen
Na accordering kan het rapport direct vanuit Brigit worden gemaild. Daarmee wordt de communicatie naar opdrachtgevers versneld. Ook de opvolging van gebreken gaat sneller. Geconstateerde punten worden direct vastgelegd, inzichtelijk gemaakt en waar nodig als nieuwe werkopdracht uitgezet. Dat verkort de doorlooptijd van signaleren naar oplossen aanzienlijk.
De voordelen zijn duidelijk: minder fouten en veel tijdwinst.
“De opdrachtgever ziet nu dezelfde dag nog wat er speelt. Wij kunnen gebreken sneller inplannen en verhelpen. Waar we vroeger dagen of soms weken bezig waren is het proces nu vaak binnen een week rond. Dat geeft vertrouwen en grip op ons werk,” besluit Mustapha.
Dankzij deze gezamenlijke aanpak heeft Lomans een efficiënter en transparanter onderhoudsproces gerealiseerd — met behoud van de eigen werkwijze en betrokkenheid van de medewerkers. Brigit heeft daarbij als partner vooral gefaciliteerd en ondersteund, terwijl Lomans zelf het voortouw nam in de implementatie en optimalisatie.
