“4PS is voor ons het ERP-systeem. Brigit is de professionele onderhoudsrapportagetool.”
Veel installatiebedrijven die met 4PS werken, vragen zich af of een specialistische onderhouds- en rapportageoplossing nog wel nodig is. Van Tilburg Energie Design stelde zichzelf precies dezelfde vraag.
Bjorn Deckers, procescoördinator bij Van Tilburg Energie Design, was nauw betrokken bij zowel het onderzoek naar de mogelijkheden binnen 4PS als bij de uiteindelijke implementatie van Brigit. De conclusie was duidelijk. Voor het ERP-proces blijft 4PS de basis, maar voor onderhoudsrapportages koos Van Tilburg bewust voor Brigit Software.
“Brigit is echt een professionele onderhoudsrapportagetool. 4PS heeft ook mogelijkheden, maar de oplossing die binnen 4PS beschikbaar was voor rapportage, sloot onvoldoende aan bij onze werkwijze en de eisen die wij aan onderhoudsrapportages stellen”, vertelt Bjorn.
Eerst onderzocht, daarna gekozen
Van Tilburg wilde zeker weten dat de gekozen oplossing ook echt aansloot op de dagelijkse praktijk. Daarom werd eerst onderzocht of de gewenste functionaliteit volledig binnen 4PS gerealiseerd kon worden.
“We hebben eerst serieus onderzocht of we de gewenste functionaliteit binnen 4PS konden realiseren. Hiervoor hebben we een pilot gedraaid met ingerichte checklijsten en maatwerkrapportages.”
Tijdens de pilot in 4PS bleek dat de oplossing goed werkte, zolang de data volledig en correct aanwezig was.
“In de praktijk ontbreken objecten of specificaties echter regelmatig. Op dat moment moet een monteur wel verder kunnen werken. Daarnaast vonden wij de buitendienstapp minder intuïtief en bood deze minder overzicht tijdens het uitvoeren van inspecties.”
Voor Van Tilburg werd daarmee duidelijk dat het bedrijf behoefte had aan een oplossing die standaardisatie combineert met voldoende flexibiliteit voor de dagelijkse praktijk.
Waarom Brigit?
Bij de selectie keek Van Tilburg niet alleen naar functionaliteit, maar vooral naar gebruiksgemak en beheer.
“Brigit is gebruiksvriendelijk en biedt veel ruimte voor eigen inrichting. Andere oplossingen die we bekeken waren vaak onderdeel van een totaalpakket. Brigit is juist een zelfstandige oplossing die volledig is gericht op onderhoudsrapportages.”
Ook de manier waarop Brigit is ontwikkeld sprak aan.
“Je merkt dat Brigit vanuit de praktijk is ontwikkeld en minder vanuit een ICT-bril.”
Daarnaast noemt Van Tilburg de flexibiliteit van vragenlijsten, het online werken met meerdere monteurs en de laagdrempelige inrichting als belangrijke pluspunten.
De definitieve bevestiging kwam na de evaluatie van de pilot met Brigit.
“Toen waren de monteurs eigenlijk eensgezind. Iedereen zag dat Brigit echt een toegevoegde waarde was voor onze organisatie.”
Niet óf 4PS, maar juist én Brigit
Volgens Van Tilburg hebben beide systemen een eigen rol binnen het onderhoudsproces.
“Brigit richt zich specifiek op het rapportageproces: het beantwoorden van vragen, het vastleggen van bevindingen en het genereren van rapportages. 4PS blijft leidend voor de administratieve en financiële afhandeling van de werkorder, zoals uren, materialen en verdere verwerking binnen het ERP-proces.”
De samenwerking tussen beide systemen wordt verder uitgebreid met een koppeling. “Installaties en objecten hoeven daardoor niet meer handmatig in Brigit te worden aangemaakt. 4PS wordt de centrale bron voor deze gegevens en wijzigingen worden automatisch gesynchroniseerd.”
Bjorn kijkt vooral uit naar één belangrijk voordeel.
“Het belangrijkste is dat objecten en elementen straks automatisch worden overgenomen vanuit 4PS. Daarmee ontstaat één centrale waarheid en hoeven we gegevens niet meer handmatig over te zetten.”
Van uren werk naar een paar klikken
Voordat Van Tilburg met Brigit werkte, verliep vooral de voorbereiding van onderhoudsrapportages arbeidsintensief.
“Er was een wildgroei aan onderhoudsvragenlijsten. Daarnaast moesten Excel-bestanden voor iedere onderhoudsronde worden voorbereid en na afloop weer worden opgeschoond.”
Ook werd gewerkt met losse bestanden en soms papieren formulieren.
“Vaak werd alles pas na het onderhoud samengebracht in één rapport. Dat betekende dubbel werk en maakte het proces foutgevoelig.”
Vooral de voorbereiding en afronding van rapportages kostte veel tijd.
“Sommige locaties kostten ons uren om de rapportages voor te bereiden en na afloop weer af te ronden. Nu is dat teruggebracht naar een paar klikken.”
De wens was daarom duidelijk: meer efficiëntie, meer beheersbaarheid van vragenlijsten en een uniforme werkwijze.
Stap voor stap implementeren
Van Tilburg koos bewust voor een gefaseerde implementatie.
“We hebben eerst een groep key-users samengesteld en Brigit uitgebreid getest in een testomgeving. Daarbij hebben we zelfs daadwerkelijk onderhoud uitgevoerd om de praktijk goed na te bootsen.”
Volgens Bjorn is het belangrijk om vooraf goed na te denken over de inrichting.
“Keuzes die je maakt in de inrichting, zoals systeemindelingen, bouwdelen en vragenlijsten, gebruik je jarenlang. Daarom moet je daar voldoende aandacht aan besteden.”
Ook de organisatie werd vanaf het begin betrokken.
“We hebben zowel de binnen- als buitendienst vroeg betrokken, regelmatig overlegd en duidelijk gemaakt wat wel en niet zou veranderen.”
Achteraf kijkt Van Tilburg positief terug op de gekozen aanpak.
“De implementatie is eigenlijk volgens het boekje verlopen. We hebben bewust gekozen voor een gefaseerde invoering. Dat is uiteindelijk de kracht van deze implementatie geweest, omdat de organisatie de veranderingen goed kon bijhouden.”
Bjorn heeft daarbij nog een praktisch advies.
“Neem de tijd voor de implementatie en voer functionaliteiten gefaseerd in. Door eerst met de basis te starten en daarna stap voor stap uit te breiden, konden collega’s de nieuwe werkwijze goed eigen maken en verliep de invoering soepel.”
De eerste resultaten
Inmiddels werken ongeveer vijftien medewerkers met Brigit Software. Ongeveer tien monteurs gebruiken de software dagelijks in het veld. Vooral de onderhoudscoördinatoren merken het verschil.
“Voor de binnendienst besparen we naar schatting ongeveer vier uur per week doordat de voorbereiding van het onderhoud op de locaties eenvoudiger is geworden.”
Ook de kwaliteit van de rapportages is verbeterd.
“Door de standaardisatie van vragenlijsten ontstaat meer eenduidigheid. Daarnaast heeft iedere rapportage dezelfde opbouw en lay-out, waardoor deze niet langer afhankelijk is van de manier waarop iemand een rapport invult.”
“Voor onze klanten betekent deze werkwijze dat onderhoudsbevindingen eenduidiger worden vastgelegd en rapportages een herkenbare opbouw hebben. Dat geeft meer overzicht en vormt een betere basis voor het bespreken van aandachtspunten en vervolgacties.”
Volgens Bjorn ervaren ook de monteurs de nieuwe werkwijze positief.
“Het belangrijkste is misschien wel dat we zijn gaan inzien dat onze oude werkwijze niet de meest optimale was. Daardoor werken we er met elkaar aan om Brigit steeds meer onderdeel van onze organisatie te maken.”
Samen verder ontwikkelen
Hoewel Brigit inmiddels dagelijks wordt gebruikt, ziet Van Tilburg nog volop mogelijkheden voor verdere uitbreiding.
“We onderzoeken onder andere hoe we koudemiddelregistratie, SCIOS-rapportages en mogelijk ook gereedschapbeheer binnen Brigit kunnen onderbrengen.”
Ook de samenwerking met Brigit Software wordt als positief ervaren.
“De korte lijnen, de bereidheid om mee te denken en de praktijkervaring maken de samenwerking prettig. Tijdens de implementatie kregen we snel ondersteuning en konden we samen kijken naar verbeteringen.”
Advies aan andere 4PS-gebruikers
Bjorn heeft een duidelijk advies voor installatiebedrijven die dezelfde afweging maken.
“Kijk vooraf kritisch naar de kwaliteit van de data in het ERP-systeem en naar de complexiteit van het service- en onderhoudsproces. Bij een beperkt aantal eenvoudige controles kan 4PS prima werkbaar zijn. Maar wanneer je werkt met uitgebreide objectgerichte inspecties of wettelijke rapportage-eisen, kan een specialistische oplossing beter passen.”
Zijn belangrijkste les?
“Een verandering van een belangrijk proces kost tijd. Maak goede afwegingen en zorg voor een helder implementatieplan met een duidelijke fasering.”
Van Tilburg Energie Design in cijfers
10 monteurs werken dagelijks met Brigit
500 onderhoudslocaties
500+ rapportages sinds de implementatie
Circa 4 uur tijdsbesparing per week voor de binnendienst
