Efficiënte en professionele rapportages zonder stress
Mulder Installatietechniek uit Deventer is sinds de start in 1987 uitgegroeid tot een allround installatietechnisch bedrijf met 45 werknemers. Elf van hen vormen de serviceafdeling. “Ons bedrijf werkt voornamelijk in de nieuwbouw en renovatie”, zegt directeur Chris Mulder. “De focus van de serviceafdeling ligt op onderhoud, dat de helft van ons werk uitmaakt. 30% van de tijd gaat naar storingen en dan springt de afdeling nog in voor het kleinere regiewerk.”
“Klanten sluiten onderhoudscontracten af om problemen voor te zijn. Voor ons betekent dat allereerst: zorgvuldig plannen en uitvoeren. Daarmee zijn we er echter nog niet. We moeten ook zorgvuldig vastleggen wat we hebben gedaan en dat rapporteren aan onze opdrachtgevers. Vastgoedbeheerklanten willen bijvoorbeeld elk kwartaal stipt op tijd een heldere rapportage. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een tool om de rapportage te automatiseren. Dat is Brigit geworden.”
Uitdaging: tijdrovende handmatige rapportages
“Vooropgesteld: we hebben onze processen altijd goed op orde gehad. De planning en uitvoering liepen gesmeerd. Alleen die verslaglegging… In de groeifase van het bedrijf deden we die altijd met de hand. Monteurs schrijven op wat ze doen en geven de werkbon af op kantoor. Op kantoor klopt iemand die data in om de rapportage op orde te krijgen. En dan moest iemand op het einde van het kwartaal alle rapportages in orde maken. Stress op kantoor. Enorm veel werk. Daar ging dus veel kostbare tijd in zitten. Daarom wilde ik vooral de rapportage automatiseren. Zodat we in veel minder uren en stipt op tijd heldere, uniforme verslagen kunnen opleveren.”
De keuze voor Brigit
Hoe ben je bij Brigit uitgekomen?
“Ik heb eerst met de teamleider van de serviceafdeling een spec-lijst gemaakt. Daar stond met stip op één: snel en gemakkelijk professioneel rapporteren. Een tweede belangrijk punt was de CO-afmelding. Verder wilden we ook koudemiddelenregistratie en gereedschapsbeheer kunnen meenemen. Met die lijst hebben we ons op internet georiënteerd. Brigit sprong er qua functionaliteit absoluut uit. Zeker op de punten die voor ons doorslaggevend zijn. Afijn, er is een offerte aangevraagd, die prima in orde was. Midden in 2024 zijn we in gesprek gegaan met Brigit. We waren het snel eens en zijn op 1 november dat jaar live gegaan”
Snelle en gestructureerde implementatie
Er was ons een eenvoudige implementatie beloofd en die hebben we gekregen. Brigit heeft eerst gekeken hoe de koppeling met onze bedrijfssoftware gestroomlijnd kon worden. Daarna hebben we Birgit in fases geïmplementeerd. Eerst hebben we alles ingericht voor het zakelijk onderhoud, daarna voor het particulier onderhoud. Door het gefaseerd aan te pakken, konden we allemaal geleidelijk aan het systeem wennen en hoefden we niet in korte tijd onder tijdsdruk te werken met een nieuw systeem. Mede door de bouwvak heeft de implementatie wat langer geduurd. Normaal gesproken denk ik dat een maand of drie voldoende is.
Aan onze kant was het de uitdaging om de benodigde tijd vrij te maken. Het werk gaat gewoon door terwijl je een nieuwe applicatie invoert. En niet iedereen kan van de ene dag op de andere zijn routines veranderen. Al met al is dat toch heel gemakkelijk gegaan. Het hielp dat Brigit altijd super alert reageerde als we een vraag hadden. Monteurs op het werk willen natuurlijk niet wachten!”
Resultaten: minder werkdruk, meer inzicht
Mulder werkt nu enkele maanden met Brigit. Levert het op?
“Het eerste jaar?”, lacht Chris, “Nog niet. Het scheelt de monteurs wel tijd en het scheelt de administratie zelfs heel veel tijd. Maar dit eerste jaar is er op de afdeling ook heel veel tijd ingestopt. Het zal fifty/fifty zijn. Waarbij je niet mag vergeten dat onze klanten heel blij zijn met de heldere rapportages die we hen nu aanbieden. Dat is een grote plus.
Na het eerste jaar is de opbrengst groot. Ik denk dat we gemiddeld drie mensdagen per week besparen. De rapportages rollen er met één druk op de knop uit, zodat het gewone werk gewoon kan doorgaan.
Een belangrijk bijkomend voordeel van Brigit is, dat het onderhoud per object volgens een vaste systematiek wordt afgewerkt. De monteur voert een lijst met activiteiten uit en vinkt na elke stap dat punt af. De kans om iets over het hoofd te zien wordt zo wel heel klein.”
Toekomst: realtime inzicht voor opdrachtgevers
Wat brengt de toekomst? “Voor ons werkt Brigit in zijn huidige vorm geweldig. Waar ik wel naar uitzie, is dat de projectleiders van onze opdrachtgevers straks toegang hebben tot het dashboard van Brigit. Dan kunnen ze op elk moment kijken hoe het ervoor staat met het onderhoud waar zij verantwoordelijk voor zijn.”
Benieuwd of jij ook drie mensendagen per week kunt besparen met Brigit? Neem vooral contact op!
